Nahrávání schůzek přes AI: kam tečou data pod NDA
Nahrávka z jednání projde cestou přes tři služby a u každé si můžete ověřit, jestli s ní zachází tak, jak jste klientovi slíbili v NDA.
Smlouvu o mlčenlivosti s klientem čtete větu po větě. Hlídáte pokuty, lhůty i to, kdo smí vidět jaké podklady. Pak jednání skončí a nahrávku z něj vložíte do chatu s umělou inteligencí, ať vám udělá zápis.
V 84. dílu podcastu AI v kostce zaznělo, že samotné nahrávání schůzek přes AI většinou problém není. Problém začíná, až když nahrávka opustí jednání: kam putuje, kde zůstane uložená a kdo všechno k ní cestou má přístup.
V článku projdeme celou cestu nahrávky ze schůzky. U každé zastávky ukážeme, na co se zeptat dodavatele a co si ohlídat ve vlastní firmě. Najdete tu i kontrolní seznam, témata, která stojí za to dopsat do NDA, a desatero pro AI zapisovače.
• • •
Kudy putuje nahrávka ze schůzky?
Nahrávka z jednání obvykle projde třemi zastávkami. Často ji na každé drží jiná firma a na každé platí jiná pravidla.
| Zastávka | Typické příklady | Klíčová otázka |
|---|---|---|
| 1. Nahrávání | Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, aplikace a zařízení typu Notta nebo Plaud, chytré hodinky a náramky | Kdo nahrávku pořizuje a kam ji odešle? |
| 2. Uložení | cloud dodavatele nahrávací aplikace, firemní disk (Google Drive, OneDrive) | Kde nahrávka leží, jak dlouho a kdo k ní má přístup? |
| 3. Zpracování | ChatGPT, Claude, Gemini nebo jiný jazykový model, který z přepisu dělá zápis | Pod jakou licencí a jakou smlouvou model přepis zpracuje? |
Nahráváte v Meetu nebo Teams s firemní licencí? Pak první dvě zastávky obvykle kryje firemní smlouva s Googlem nebo Microsoftem. Ověřte si to u svého IT. Slabá místa bývají jinde: v samostatných nahrávacích aplikacích a zařízeních a hlavně na třetí zastávce.
• • •
Co je DPA a proč na něm všechno stojí?
DPA (Data Processing Agreement, česky smlouva o zpracování osobních údajů) je dokument, ve kterém dodavatel slibuje, jak s vašimi daty naloží. Říká, k čemu je smí použít, kde je drží, jak dlouho a komu je smí předat dál. GDPR takovou smlouvu vyžaduje vždy, když za vás osobní údaje zpracovává jiná firma.
Hlas i obsah rozhovoru jsou zpravidla osobní údaje. Kdo nahrávku pošle do nástroje bez DPA, nemá klientovi čím doložit, co se s jeho daty děje.
🔍 Pro zvědavé
Správce (controller) rozhoduje, proč a jak se osobní údaje zpracovávají. Zpracovatel (processor) je zpracovává jen podle jeho pokynů a DPA je smlouva mezi nimi (článek 28 GDPR). Když dodavatel použije vaše nahrávky k trénování vlastního modelu, stává se podle AEPD v té části samostatným správcem. Pak potřebuje vlastní právní důvod. Proto je otázka trénování na vašich datech tak důležitá.
Pozor: Za nástroj, který použijete, odpovídáte vy, ne jeho výrobce. Španělský úřad pro ochranu osobních údajů (AEPD) to v dubnu 2026 řekl výslovně: firma, která používá AI přepis, je správcem údajů. A to i tehdy, když nástroj dodává někdo jiný.
• • •
Proč placená licence ještě neznamená firemní?
Tady leží past, do které se snadno spadne. Měsíční předplatné za pár stovek korun působí jako profesionální nástroj. Výrobci ale rozlišují spotřebitelské a firemní tarify a DPA dostanete jen u firemních.
| Tarif | Smlouva o zpracování (DPA) | Použití dat k trénování |
|---|---|---|
| Claude Free, Pro, Max | ne | podle vašeho nastavení soukromí v účtu |
| Claude Team, Enterprise | ano, součást obchodních podmínek | ve výchozím stavu ne |
| ChatGPT Free, Plus, Pro | ne | ano, pokud to v nastavení nevypnete |
| ChatGPT Business, Enterprise | ano | ve výchozím stavu ne |
Stav k 29. 10. 2026 podle stránek Anthropic a OpenAI. Podmínky se mění, před nasazením je ověřte znovu. U Gemini a dalších nástrojů položte stejné dvě otázky: máte DPA a trénujete na mých datech?
Vypnutý přepínač pro trénování je dobrý krok, ale DPA nenahradí. Pořád jde o spotřebitelskou službu, nad kterou firma nemá smluvní kontrolu. Pro nahrávky z jednání s klienty proto počítejte jen s firemním tarifem.
Když zaměstnanci používají k pracovním věcům soukromé účty, říká se tomu shadow AI (stínová AI). Nahrávka z jednání vložená do soukromého chatu je její učebnicový příklad. Podle článku na Právním prostoru za takový únik právně odpovídá firma, i když data vynesl zaměstnanec.
• • •
Kde data z nahrávky fyzicky leží?
Druhá otázka po smlouvě je místo. GDPR dovoluje posílat osobní údaje mimo EU jen tam, kde je zajištěná srovnatelná ochrana. V praxi to vypadá takto:
- EU a Evropský hospodářský prostor: v pořádku.
- Země uznané Evropskou komisí: například Japonsko (od roku 2019), Spojené království, Švýcarsko nebo Jižní Korea. Data tam smějí bez dalších záruk.
- USA: jen u firem zapojených do rámce EU-US Data Privacy Framework (platí od července 2023). Proti rámci u Soudního dvora EU běží odvolání, zatím ale platí.
- Ostatní země, třeba Čína: přenos potřebuje další záruky, typicky standardní smluvní doložky. Bez nich je to pro data pod NDA zbytečné riziko.
Jak to zjistit: v DPA dodavatele najděte seznam subdodavatelů (sub-processors) a země, kde data zpracovávají. Když dodavatel DPA ani seznam nezveřejňuje, je to samo o sobě odpověď.
• • •
Co dopsat do NDA, když nahráváte?
V podcastu zaznělo doporučení, které zatím dělá málokdo: zmínit práci s AI přímo ve smlouvě o mlčenlivosti. Klient pak ví, že nahrávku zpracujete, a zároveň má jistotu, jak přesně. Doložka nemusí být dlouhá. Měla by ale odpovědět na šest otázek:
- Které nástroje k nahrávání a zpracování používáte.
- Že jde o firemní licence se smlouvou o zpracování (DPA).
- Kde data leží (EU, případně země s uznanou ochranou).
- Že se nahrávky nepoužijí k trénování AI modelů.
- Jak dlouho nahrávky a přepisy uchováváte a kdy je smažete.
- Kdo k nim ve vaší firmě má přístup.
Nejde o právní vzor, ale o seznam témat. Konkrétní znění doladí váš právník.
A ještě jedna věc před samotným nahráváním: zeptejte se. Na začátku jednání stačí jedna věta. Podle zkušenosti zmíněné v podcastu klienti souhlasí téměř vždy, jen občas požádají o vypnutí u osobních témat.
Španělský úřad AEPD jde ve svém doporučení ještě dál. Účastníci mají o nahrávání vědět po celou dobu schůzky, ne jen na začátku. Souhlas navíc platí jen pro konkrétní schůzku, obecné „připojením souhlasíte“ nestačí. Pro české firmy to není závazné, ukazuje to ale, kam se výklad posouvá.
🔍 Pro zvědavé
Česká pravidla pro pořizování zvukových záznamů upravuje občanský zákoník (ochrana osobnosti, § 84 a násl.). K jejich použití existuje rozsáhlá soudní praxe. To je samostatné téma. Tento článek řeší, co se s nahrávkou děje potom, a nenahrazuje právní radu.
Než nahrajete další jednání
1 Zjistěte, čím nahráváte. Firemní Meet nebo Teams, samostatná aplikace, nebo zařízení na zápěstí?
2 Najděte DPA. U nahrávací aplikace i u jazykového modelu, který dělá zápis.
3 Ověřte tarif. Spotřebitelský účet, i ten placený, na nahrávky z jednání nepatří.
4 Zkontrolujte zemi. EU, země s uznanou ochranou, nebo certifikovaná firma v USA.
5 Přečtěte si svou NDA. Nezakazuje předávat podklady třetím stranám? Dodavatel AI nástroje je třetí strana.
6 Zeptejte se účastníků. Na začátku jednání, jednou srozumitelnou větou.
• • •
Jak nahrávání nastavit ve firmě, aby nebolelo?
Zakázat nahrávání by byla škoda. Nahrávky ušetří spoustu práce se zápisy a úkoly. Stačí tři pravidla:
- Jeden firemní nahrávací účet pro společné schůzky. Místo deseti osobních zapisovačů jeden, s plnou licencí. Na hovoru nemáte zástup botů a nahrávka není useknutá po limitu bezplatné verze.
- Automatické ukládání na firemní disk. Nahrávka skončí na jednom místě pod firemní smlouvou, ne v soukromých účtech.
- Zpracování jen ve firemním tarifu jazykového modelu. Když lidé mají po ruce firemní nástroj, nemají důvod sahat po soukromém.
O právní stránce umělé inteligence jsme mluvili i v samostatném dílu podcastu AI v kostce o právu. Pokud řešíte, jak ve firmě zkrotit soukromé AI účty, navazuje na to náš článek o shadow AI.
• • •
Desatero pro AI zapisovače
Celé téma se dá shrnout do deseti bodů. Desatero vzniklo ve spolupráci s Petrou Dolejšovou, advokátkou z Bez paragrafů.
- Pojmenuj ho - ať je jasné, komu patří.
- Sdílej jen, když to dává smysl - neposílej přepisy všem.
- Používej jen na důležité schůzky - ne ze zvyku.
- Spolehlivá verze - žádné přepisy, co skončí v půlce.
- Získej souhlas - respektuj soukromí ostatních.
- Hlídej GDPR - zvlášť u citlivých dat.
- Video? Jen když je nutné - zvuk většinou stačí.
- Ukládej s rozumem, maž s citem - žádné nekonečné archivy.
- Automatizuj - propojení s úložišti, CRM, Zapier, Make.
- Kontroluj podmínky - ať víš, kde končí tvoje data.
Desatero si můžete stáhnout jako obrázek a pověsit nad stůl: Stáhnout desatero ->
Celý rozhovor si pusťte v podcastu
V 84. dílu podcastu AI v kostce rozebírají Roman Stolejda a David Bauckmann nahrávání schůzek a přepisy. Od NDA až po porady, které se samy zapíšou do CRM.
Zdroje a další čtení
- Inside Privacy (Covington): shrnutí doporučení španělského AEPD k AI přepisu hlasu, duben 2026
- Evropská komise: seznam zemí s uznanou úrovní ochrany dat
- Digital Policy Alert: odvolání proti EU-US Data Privacy Framework (věc C-703/25 P)
- Anthropic Privacy Center: data u firemních produktů Claude
- Anthropic: pravidla trénování u tarifů Free, Pro a Max a u firemních tarifů
- OpenAI: ochrana dat u ChatGPT Business a Enterprise
- Právní prostor: Kvůli shadow AI firmy porušují povinnosti už dnes
- Podcast AI v kostce, 84. díl: nahrávání a přepisy schůzek
„Nahrávka sama nic neprozradí. Prozradí ji až to, kam ji pošlete.“
AIvKostce.cz | Tým AI v kostce | říjen 2026